Gestão de projetos: 4 lições que eu aprendi com Shape Up na prática
Essas foram algumas lições que aprendi praticando Shape Up na prática no meu dia a dia como tech lead. Pode ser óbvio, mas nunca é demais ressaltar, que foram lições que eu aprendi na minha experiência com a metodologia Basecamp, e que, ainda, não tive a chance de por todos os pilares em prática.
1. Prazos
Desde o começo do livro Shape Up o prazo é abordado com muito cuidado devido sua importância no desenvolvimento de software e gestão de projetos. O tempo que uma pessoa se dedica a uma tarefa vai determinar a qualidade e a velocidade com que uma atividade alcança seu objetivo.
Na minha experiência, prazos muitos longos ou muito curtos, geralmente, são um problema. No caso de prazos longos, acabam causando a sensação de que não há objetivo a vista, e sem objetivo, o comprometimento com entregas acaba ficando em segundo plano, ou nem isso. Agora para prazos curtos, os problemas são mais latentes, pois geralmente impactam muitas pessoas e podem causar outros novos e diferentes problemas, como bugs, intermitências e até problemas legais. Isso acontece porquê prazos curtos dão a impressão de que cumprir um prazo é mais importante do que a entrega em si, e quem trabalha com desenvolvimento de produtos digitais sabe que isso é uma mentira sorrateira. Com os prazos apertados, práticas como processos de workflow e gitflow, boas práticas de desenvolvimento, patterns e até mesmo padrões de código são deixados em segundo ou terceiro plano, em detrimento de uma entrega no prazo. O problema de lidar com prazos curtos é que fatidicamente acabam se tornando uma cultura e afetando a rotina de todos, o exemplo mais claro disso é o famoso Go Horse, onde tudo é permitido sob a justificativa de entrega concluída no prazo deliberado, prazo este, que geralmente é deliberado ou outorgado por alguém que sequer entende o que será feito para o objetivo ser alcançado.
O que eu aprendi sobre prazos: prazos tem um tamanho ideal, no livro a proposta é de 6 semanas, o suficiente para que todos possam sentir o prazo se aproximando desde o início, e para que usem o tempo com sabedoria. Entenda que neste período será necessário acompanhamento e gerenciamento, não microgerenciamento, das atividades realizadas. O livro conta com detalhes como isso deve ser feito, não vou me arriscar a transmitir uma versão do que aprendi no livro.
2. Planejamento
Este é o momento mais importante, e mais negligenciado ou mal executado. Planejamento não é sobre fazer reuniões ou dailies para justificar ou explicar as horas da sua semana. Planejamento é sobre pensar estrategicamente sobre o objetivo, atividades e pessoas envolvidas para completar a missão.
A proposta do livro é que as empresas tenham equipes diferentes com pessoas com habilidades distintas que possam ser misturas e aplicadas em comunhão a fim de alcançar um objetivo. É recomendado que uma equipe de pessoas mais seniores empenhe em uma força de trabalho mutua para compreender e pensar em uma solução definida no nível certo de abstração: concretos o suficiente para que as equipes saibam o que fazer, mas abstratas o suficiente para que tenham espaço e liberdade para resolver os detalhes interessantes.
O que eu aprendi sobre planejamento: é absolutamente correto e verdadeiro o que o livro propõe, as pessoas mais seniores precisam se empenhar em transmitir para os executores de forma clara e objetiva o que precisa ser feito, e os executores, muitas vezes POs devs, PDs etc, se encarregam de transformar a proposta, dor ou inovação em algo concreto. Na minha experiência, a melhor forma de pensar e fazer isso é por meio do mindset ágil, independentemente da metodologia ágil (Kanban, Scrum etc).
3. Equipes responsáveis
As equipes precisam ter total responsabilidade para decidir sobre como vão executar e alcançar os objetivos combinados. Equipes multidisciplinares funcionam muito bem, pois cada um tem a chance de somar com aquilo que é mais experiente.
O que eu aprendi sobre equipes responsáveis: o modelo de squads são formatados para gerar um circulo virtuoso de conquistas. Se o planejamento e o prazo forem corretamente executados, é possível que os seniores passam menos tempo micro gerenciando as pessoas e processos e pensem em como melhorar as coias, por exemplo. E é assim que círculos virtuosos nascem, planejamento, prazos e equipes responsáveis trabalhando de forma autônoma e conjunta.
4. Riscos e apostas
Todos os projetos tem um risco em comum: o de não realizar as entregas a tempo. O livro Shape Up trata sobre o risco de construir a coisa errada. Além destes, outro risco que eu vejo com frequência, é o risco de construir coisas que vão morrer logo, ou que vão precisar de refactoring. Uma das coisas mais comuns é que processos, ou burocracias, são criadas sob a justificada de que vão orientar ou conduzir um projeto, mas que por sua vez, acabam por complicar e atrasar seu progresso.
O que eu aprendi sobre riscos e apostas: você pode ter a melhor estratégia do mundo, mas se você não pode agir de acordo com ela, do que adianta? Assumir riscos faz parte do nosso cotidiano, e devemos aprender a conviver com eles. Apesar disso, a maneira que eu encontrei de acertar em quais riscos apostar, foi discuti-los com as pessoas que dividiriam as responsabilidades e os riscos comigo, e tem dado certo.
Conclusão
Recentemente tive o prazer de por a prova essas propostas do livro e acredito ter obtido bons resultados. Foi a forma mais simples e certeira que encontrei de gerenciar as pessoas e atividades das quais lido como tech lead. Aprendi que o pré trabalho, planejamento é mais importante do que a execução em si, pois é o momento que você define a ideia bruta que será transformada em algo concreto. Aprender sobre o nível certo de abstração e complexidade que devem ser apresentadas foi uma das mais valiosas lições dos últimos seis meses. É como um jogo de futebol onde você não precisa passar mais de 3 ou 4 informações sobre o adversário, o mais importante é o seu time ter todas as informações que precisam para saber como vão se comportar e agir diante das atividades, ou no caso desta analogia, do adversário.
Por fim, compartilhar e discutir meus aprendizados e ideias com meus pares foi determinante para que eu pudesse manter foco naquilo que acompanha os objetivos: entregar uma solução concreta e satisfatória.
Eu recomendo a leitura do livro Shape Up e principalmente que coloquem em prática sua metologia.